Trasparenza, sicurezza e affidabilità: i benefici del nuovo gestionale

Eravamo nel pieno della pandemia, quando Pipex Italia ha deciso di sfruttare il lockdown trasformandosi internamente: accogliere un nuovo gestionale per ottimizzare la contabilità, il magazzino, la fatturazione attiva e passiva, la gestione del commerciale e di tutti i fornitori diversi dalla casa madre Železiarne Podbrezová.

Un progetto molto ampio, che ha rivoluzionato del tutto il modo di lavorare di ogni dipartimento.

Abbiamo chiesto al nostro Product Manager Andrea Faraci, che in qualità di Ingegnere informatico ha seguito il progetto fin dalla sua creazione, di parlarci di questo percorso di modernizzazione completato a Dicembre 2021.

Come mai la decisione di cambiare?

L’azienda stava facendo fatica a crescere ulteriormente perché aveva raggiunto una manualità eccessiva.

La comunicazione tra gli uffici di Arona (NO) e Bagnatica (BG) comportava problematiche dovute all’accesso multi-location. Sentivamo il bisogno di un terzo punto geografico in cui convogliare gli accessi; permettendo così l’utilizzo di un database condiviso che semplificasse e velocizzasse il lavoro.

Come è stato scelto il nuovo gestionale o ERP?

Ci siamo rivolti ad una società di consulenza con cui abbiamo eseguito un’analisi interna. Abbiamo svolto interviste ai dipendenti raccogliendo le loro opinioni su principali ostacoli, punti con spazio di miglioramento e possibili soluzioni.

C’è stata una forte attività di pianificazione all’inizio. Si è lavorato per implementare ciò di cui avevamo bisogno cercando un software che non richiedesse eccessive personalizzazioni; perché, se portano dei risultati tangibili nell’immediato, rischiano di essere difficili da mantenere nel lungo termine. Si è cercato quindi un trade-off, implementando personalizzazioni solo dove era strettamente necessario per migliorare il processo lavorativo interno.

Oltre a rispecchiare tutte le esigenze tecniche che necessitavamo, abbiamo cercato un partner che fosse quanto più localizzato possibile; così da garantirci il massimo supporto per la legislazione italiana.

Devo dire che in questo anno e mezzo, abbiamo avuto un’attività costante di aggiornamento per rispecchiare le novità normative. L’assistenza garantita ci ha permesso di rispettare le tempistiche di invio di documentazioni ufficiali e la loro integrità.

Un secondo motivo di scelta è stato l’orientamento verso un software monolitico; volevamo avere una gestione completa di tutto il processo, che parte dall’inserimento dell’ordine e arriva fino alla fatturazione elettronica. Un significativo vantaggio per i dipendenti che si trovano ad interagire con la stessa interfaccia durante i vari step lavorativi.

Quali sono stati gli altri vantaggi interni?

A livello di gestione amministrativa, contabile e di magazzino c’è stato uno svecchiamento completo del processo e una rivisitazione delle procedure interne con conseguente snellimento. Il sistema più moderno e contenente un maggior numero di dati, si fa automaticamente carico delle verifiche durante l’inserimento dei dati; questo permette di avere una garanzia del risultato, riducendo la revisione a posteriori.

Dal punto di vista tecnologico è stata fatta la scelta di migrare l’intero gestionale in cloud; questo per non farci carico internamente dell’installazione e della manutenzione di server dedicati. Abbiamo così sfruttato le potenzialità del cloud, che garantisce alti livelli di affidabilità, riducendo i tempi di gestione del nostro data center e permettendoci di concentrarci su altre attività di modernizzazione.

Ma soprattutto quali sono in dettaglio i benefici per i clienti?

Col nuovo gestionale, l’ordine non viene più maneggiato da nessuno ma passa una serie di verifiche e approvazioni fino ad arrivare direttamente ai sistemi di produzione. Vengono così annullati eventuali errori di trascrittura, anche linguistica, garantendo al cliente che i dati contenuti nella sua conferma di vendita, siano gli stessi inviati alla produzione.

Inoltre, il cliente può notare un aumento del livello di dettaglio dei dati riportati nella conferma di vendita che riceve. Questo serve sia per garanzia ma anche per dar riscontro ai clienti di quali sono le norme, le prescrizioni, le procedure e i test che verranno svolti in acciaieria secondo le relative norme internazionali. È un’operazione di trasparenza che parte dalla conferma di vendita e arriva al certificato di produzione che il cliente si ritrova in mano quando gli arriva la merce.

Ma siamo arrivati?

Chiaramente no. Sappiamo che il mondo del digitale corre a una velocità incredibile ed essere al passo coi tempi vuol dire trarne importanti benefici.

Quando si intraprende una strada di sviluppo, viene implementato il continuous improvement, ovvero si crea un ciclo continuo di miglioramento. Ciò che si è iniziato si evolve nel tempo, si scoprono nuove possibilità a fronte dei risultati ottenuti negli step precedenti e, di conseguenza, si continua a perfezionarsi. L’idea è che il progresso prosegua con uno sforzo proporzionato a quelli che sono step evolutivi e non complete rivoluzioni.

Ora siamo pronti a crescere ulteriormente.

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